Coronavirus / COVID 19 - Comment gérer les relations commerciales avec mes clients et mes fournisseurs ?

Descriptif

Coronavirus / COVID 19 - Comment gérer les relations commerciales avec mes clients et mes fournisseurs ?

Depuis janvier 2020 une épidémie de Coronavirus / COVID-19 s’est déclarée et propagée sur un ensemble de territoires dont la France.

Le gouvernement précise que cette épidémie a des conséquences économiques pour les entreprises notamment «pour certaines chaînes de production industrielles qui rencontrent des difficultés d’approvisionnement ainsi que le secteur du tourisme, de l'hôtellerie et de la restauration.»

Vous trouverez ci-après une actualité sous forme de questions-réponses pour vous aider à appréhender les éventuels impacts de l’épidémie de Coronavirus dans les relations commerciales.

Attention : La diversité et la complexité des relations commerciales ne permettent pas de réaliser une analyse exhaustive de l’impact. Les réponses ci-après doivent être envisagées au regard des dispositions contractuelles.

Quelles sont les mesures de prévention à prendre dans le cadre de mes relations commerciales ?

L’activité économique d’une entreprise peut être impactée par l’épidémie de Coronavirus soit :

  • directement : en raison de mesure de confinement des salariés, d’annulation d’un évènement...
  • indirectement : en raison notamment d’une rupture d’approvisionnement des matières nécessaires à la production, d’annulation dans le secteur du tourisme, etc.

Vos relations commerciales sont encadrées par un contrat

Les relations commerciales sont le plus souvent régies par un contrat auquel les parties peuvent se référer pour l’exécution ou l’inexécution des obligations contractuelles.

Les conditions de retard de production ou d’annulation font l’objet de stipulations dénommées «Retard», «Inexécution» ou «Annulation».

En droit français, ces clauses sont prévues et négociées par les parties au contrat et leurs dénominations varient en fonction des contrats.

Recenser les clauses contractuelles de votre contrat

Il est important : réaliser un recensement des clauses contractuelles afin de connaître les obligations en matière de communication, de gestion des retards ou encore de l’inexécution des obligations.

Vous devez vous conformer à votre contrat et communiquer avec vos partenaires conformément à ces dispositions.

Cas de la clause de "Force majeure"

Dans le cadre de l’épidémie de Coronavirus, la clause de « Force majeure » fait partie des clauses du contrat à analyser.

Elle prévoit que la survenance d’un évènement, listé ou non par les parties, et permet au débiteur de l’obligation de suspendre temporairement ou définitivement ses obligations.

La clause de force majeure est soumise à la liberté contractuelle, cela veut dire que son contenu est libre.

L' inexécution du contrat

L’inexécution du contrat doit être une conséquence de l’évènement dit de force majeure.

Dans le cadre l’épidémie de Coronavirus, le créancier peut demander au débiteur de l’obligation quel est le lien de causalité entre l’évènement de force majeure (l’épidémie) et l’inexécution contractuelle.

Au jour de la conclusion du contrat, une épidémie comme celle engendrée par le Coronavirus n’a pas obligatoirement été prévue par les parties au contrat et identifiée comme cause exonératoire.

Dans ce cas, il convient de se référer aux dispositions du Code civil.


Vos relations commerciales ne sont pas encadrées par contrat

Absence de contrat

En l’absence de contrat écrit entre des partenaires commerciaux, le droit commun des contrats s’applique.

Important : en l’absence de stipulations contractuelles, une communication en cas de retard ou de difficultés dans l’exécution de ses obligations en raison de l’épidémie de Coronavirus peut s’avérer nécessaireafin d’assurer unegestion collaborative de la relation commerciale.

Le Code civil prévoit également la possibilité d’invoquer la force majeure dans le cadre d’une inexécution contractuelle.


Qu’est-ce que la force majeure et quels sont ses effets ?

En cas d’empêchement dans l’exécution de ses obligations, le Code civil prévoit la possibilité d’invoquer la force majeure définie comme «un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l'exécution de son obligation par le débiteur.»

Pour être qualifié de force majeure, l’évènement devra répondre aux critères suivants :

  • être irrésistible, lorsque ses effets «ne peuvent être évités par des mesures appropriées» et si cet événement «empêche l’exécution de son obligation par le débiteur». Autrement dit, s’il était possible d’empêcher la réalisation de l’événement c’est a fortiori que ses effets pouvaient être évités.
  • être imprévisible, ainsi les parties ne pouvaient pas prévoir de manière raisonnablement la survenance de l’événement au moment de conclusion du contrat.

Foire aux questions

J'ai conclu un contrat après l'annonce de l'épidémie de Coronavirus : est-ce que la force majeure s'applique ?

Pour les contrats conclus après l’annonce de l’épidémie de Coronavirus, cette dernière ne pourra en principe pas être considérée comme imprévisible.

De plus, l’évènement dit de force majeure doit être la cause de l’inexécution temporaire ou définitive.

La partie qui l’invoque doit être en mesure de prouver le lien de causalité.

Les effets de la force majeure peuvent être prévus par le contrat. A titre d’exemple, les parties peuvent convenir d’une exonération des pénalités de retard ou des dommages et intérêts, la résolution à l’amiable de l’accord etc.

En l’absence de dispositions particulières, le droit commun s’applique.

Les effets de la force majeure varient si l’évènement empêche temporairement ou définitivement l’exécution de l’obligation.

J'ai un empêchement temporaire qui impacte l'éxécution d'obligation du contrat

Lorsque l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation :

  • est simplement suspendue
  • devient de nouveau exigible dès que la force majeure cesse de faire obstacle à l’exécution.

Une exception est toutefois prévue dans les contrats lorsque la date d’exécution de la prestation est un élément essentiel du contrat pour le créancier.

Dans ce cas, il est possible d'en demander la résolution.

J'ai un empêchement définitif qui impacte l'éxécution d'obligation du contrat

En cas d’empêchement définitif, le créancier est fondé à se prévaloir d’une résolution de plein droit du contrat, c’est-à-dire sans saisine préalable du juge. Les parties sont alors libérées de leurs obligations.

Toutefois, deux exceptions sont prévues :

  1. lorsque les parties ont prévu dans le contrat que le débiteur prenait en charge les risques et conséquences d’un cas de force majeure
  2. lorsque le débiteur a été mis en demeure d’exécuter son obligation avant que ne survienne le cas de force majeure. Le cas de force majeure rend alors l’exécution impossible mais le débiteur engagera néanmoins sa responsabilité vis-à-vis du créancier.

Quels sont les impacts lorsque votre approvisionnement provient d’une zone à risque ?

Une zone à risque dans le cadre du Coronavirus est entendue comme un territoire (pays, région) où le nombre de cas avérés d'infection au Covid-19 est supérieur à 50 et où l'incidence cumulée du virus est supérieure ou égale à 1 cas pour 100.000 habitants.

Le site Santé publique France met à jour, en temps réel, la liste des zones à risque qui comprend à ce jour : la Chine (Chine continentale, Hong Kong, Macao), Singapour, la Corée du Sud, l'Iran et l'Italie (régions de Lombardie, Vénétie et EmilieRomagne).

Une veille sur le sujet est nécessaire afin de disposer des informations mises à jour.

Consulter la page pour en savoir plus

Une fois sur la page, les informations se trouvent sur la droite dans la rubrique "A télécharger".

En cas de retard de livraison par mon fournisseur en raison de l’épidémie, quelles sont ses obligations et quels sont mes recours ?

Pour rappel, un évènement peut être qualifié de force majeure s’il est irrésistible et imprévisible : l’évènement doit être la cause du retard.

En cas de retard de livraison le fournisseur est dans l’obligation de respecter les dispositions contractuelles relatives aux modalités d’information et de communication.

En l’absence de disposition contractuelle, le droit commun différencie l’empêchement temporaire et définitif.

En cas d’empêchement temporaire, les obligations du fournisseur sont suspendues.

Le client ne peut, en principe, pas demander de pénalités de retard ou des dommages et intérêts en raison de l’inexécution trouvant sa source dans le cas de force majeure.

Le lien de causalité entre l’évènement et l’inexécution doit être prouvé par le fournisseur.

En cas d’empêchement définitif, le client pourra demander la résolution du contrat.

Mon fournisseur me transmet un certificat de force majeure, qu’est-ce que c’est ?

Dans certains pays du monde, et afin de prouver le cas de force-majeure, les parties doivent fournir un certificat de force majeure.

Ce certificat peut être délivré soit par une autorité étatique compétente (tel est l’exemple de Chine) soit par les chambres de commerce et d’industrie (tel est par exemple le cas en Bulgarie, et Lituanie) soit par d’autres organismes.

Le certificat de force majeure atteste la survenance d’un événement de force-majeure et peut être utilisé lors de procédures juridiques conformément à la loi nationale.

En France, le certificat de force majeure n’est pas exigé pour prouver la survenance d’un évènement de force majeure dans les relations commerciales entre les acteurs économiques

La force majeure est constatée soit par les parties en commun accord, soit par le juge.

Par ailleurs, les autorités publiques peuvent se prononcer sur le caractère de force majeure d’un évènement précis.

En France depuis le 28 février 2020 et dans le cadre de marchés publics, l’épidémie de Coronavirus est considérée comme un cas de force majeure. Cela signifie que «pour tous les marchés publics de l'État, si jamais il y a un retard de livraison de la part des PME ou des entreprises» les pénalités de retard ne seront pas appliquées.

Pour invoquer le Coronavirus comme cas de force majeure, l’activité économique de l’entreprise doit être impactée par l’épidémie.

Les commandes de mon client ne peuvent pas être honorées dans le délai imparti, que dois-je faire ?

Comme mentionné préalablement, en cas de retard dans l’exécution de ses prestations en raison de l’épidémie de Coronavirus, une analyse des clauses contractuelles est nécessaires afin d’identifier les procédures et les cas de force majeure prévus au jour de la conclusion du contrat.

Si la commande doit être livrée dans une zone à risques, les modalités d’entrée sur le territoire concerné et les restrictions éventuelles doivent faire l’objet d’un recensement.

Le client doit être prévenu conformément aux stipulations contractuelles de l’impossibilité de livrer et la suspension de l’obligation.

Si la commande est une prestation de service dans une zone à risque impliquant le déplacement de salariés, n'hésitez pas à consulter la F.A.Q du ministère du Travail.

Consulter la F.A.Q du ministère du Travail

Mon client peut-il demander une renégociation du contrat en raison des changements temporaires de circonstances ?

La clause d’imprévision peut être invoquée par une ou deux parties si un changement de circonstances imprévisible lors de la conclusion du contrat rend l'exécution de ce dernier excessivement onéreuse pour une partie qui n'avait pas accepté d'en assumer le risque. Cette dernière peut alors demander une renégociation du contrat à son cocontractant.

Toutefois, l’exécution du contrat ne doit pas être interrompue pendant la période de renégociation.

Si en raison de l’épidémie de Coronavirus, l’exécution du contrat commercial est devenue excessivement onéreuse pour une partie de telle manière que le contrat a quasiment perdu toute la valeur économique pour sa société, il peut demander la renégociation de ce dernier contrat.

Si vous refusez la renégociation ou si la renégociation du contrat n’aboutit pas à des solutions acceptables par les deux parties, vous pouvez alors résoudre le contrat, à la date et aux conditions convenues avec vous.

Si toutefois vous ne trouvez pas accord commun, la saisine du juge est une possibilité afin que ce dernier procède à une révision de votre contrat ou y met fin.

En cas de demande de renégociation du contrat, une négociation à l’amiable est à privilégier afin de conserver la relation contractuelle avec votre client.


Numéros utiles

0 800 130 000

Un numéro vert répond à vos questions sur le Coronavirus COVID-19 en permanence, 24h/24 et 7j/7 : 0 800 130 000. Attention cette plateforme téléphonique n’est pas habilitée à dispenser des conseils médicaux.

Modèles de documents pour gérer vos relations commerciales

La CCI Paris Ile-de-France a rédigé pour vous des lettres types qui serviront de base à vos demandes de mise en place des mesures d'aide aux entreprises dans le cadre de la crise sanitaire liée à l'épidémie de coronavirus.

Consulter les modèles de documents

Date de mise à jour : 03 Juin 2020

Vos réponses

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